Автоматизированные информационные технологии в офисе

Хоть какой кабинет имеет последующую структуру представленную: секретарем (производит делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и созданием (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в текущее время, облегчаются введением автоматических информационных технологий.

Программное обеспечение секретаря и аналитика, обычно, в каждом кабинете идиентично, и представлено пакетом стандартных программ Автоматизированные информационные технологии в офисе компании Microsoft Office.

Напротив, программки работы производственных рабочих и служащих бухгалтерии отличаются многообразием и могут быть персонально разработанными для определенного кабинета.

Разглядим каждые из их.

Microsoft Office ХР

Microsoft Office ХР – пакет программ, созданных для выполнения разных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих подобные функции, программки Автоматизированные информационные технологии в офисе, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией меж собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими разные по типу части (к примеру, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office заходит:

Word 2002 – мощная программка для работы с текстовыми документами.

Excel 2002 – программка, предоставляющая широкие функции Автоматизированные информационные технологии в офисе для работы с электрическими таблицами.

Access 2003 – наисильнейшее средство для работы с базами данных.

PowerPoint 2003 - позволяет просто и стремительно сделать высококачественные, прекрасно оформленные электрические презентации (в виде набора слайдов).

Binder – программка для объединения различных документов Office в одно целое.

Outlook 2003 - представляет собой почтового клиента и электрическую версию органайзера, при этом Outlook Автоматизированные информационные технологии в офисе может автоматом отвечать на разные приглашения, исходя из вашей занятости в тот либо другой момент времени.

Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.

Разные вспомогательные программки, работающие совместно с основными приложениями Office: Graph (программка для построения диаграмм и графиков), Equation (программка для вставки в документ математических и других Автоматизированные информационные технологии в офисе видов формул) и огромное количество других нужных программ.

Word

Microsoft Word — мощная программка обработки текстовых документов, имеющая сотки функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым микропроцессором, совмещавшим для себя широкий диапазон мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который Автоматизированные информационные технологии в офисе новичок мог освоить за считанные минутки. За последние 20 лет Word заполучил новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие юзеру создавать любые документы стремительно и просто.

Хоть какой текстовый микропроцессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, но Word может делать еще больше этого. В протяжении последних Автоматизированные информационные технологии в офисе лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем повсевременно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался совместно с ним. В текущее время Word представляет собой полнофункциональную программку редактирования текстовой и графической инфы, сотворения Web-страниц и обработки документов.

С помощью Word можно создавать фактически любые документы и публиковать в электрическом Автоматизированные информационные технологии в офисе виде либо в виде печатных копий. Главные способности Word можно поделить на несколько категорий:

Редактирование текста

Текст может быть введен в документ средством набора на клавиатуре. Не считая того, можно воткнуть в документ определенные текстовые куски либо даже целые файлы. Word предоставляет огромное количество функций, позволяющих делать корректорскую правку, редактирование Автоматизированные информационные технологии в офисе и изменение текстовой инфы более комфортным методом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, нередко применяемые фразы при наборе только нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматом исправляет более всераспространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая юзера от необходимости заниматься их исправлением.

Форматирование текста

Word позволяет устанавливать межстрочный интервал Автоматизированные информационные технологии в офисе, нрав выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, также его начертание. Юзер может определять стили, включающие в себя несколько характеристик форматирования, и использовать все эти характеристики сразу либо использовать темы для дизайна Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может Автоматизированные информационные технологии в офисе быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, обыкновенные и концевые сноски, подписи либо текстовые рамки к рисункам и таблицам.

Графика

В Word имеется набор интегрированных средств для сотворения геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других обычных графических объектов. Не считая того, имеется возможность выбирать и Автоматизированные информационные технологии в офисе вставлять в документы 10-ки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программка Word Photo Editor может быть применена для просмотра и конфигурации цифровых фото и электрических изображений других типов.

Верстка

Word предоставляет различные функции верстки, дозволяющие располагать текстовую Автоматизированные информационные технологии в офисе и графическую информацию на страничке для подготовки фактически хоть какой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книжек и журналов. К примеру, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (разные для четных и нечетных страничек), создавать Автоматизированные информационные технологии в офисе предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Вместе с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для сотворения разных видов печатной продукции, которые несложно поменять (либо сделать новые) для соответствия любым определенным задачкам.

Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на базе этой Автоматизированные информационные технологии в офисе инфы письма либо почтовые наклейки. Используя тот же основной принцип, можно включать содержимое хоть какого из полей базы данных в хоть какое место документа и при печати автоматом обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех либо других процедур также могут быть применены макросы, по этому определенный набор задач Автоматизированные информационные технологии в офисе может быть выполнен средством нажатия всего нескольких кнопок. Не считая того, имеется возможность, создавать программки на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут производиться автоматом при запуске Word.

Web-публикации

Расширенный набор средств Word 2003 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, созданных для таковой публикации, в четком Автоматизированные информационные технологии в офисе согласовании с планом юзера. Word может быть применен для сотворения Web-страниц, включающих формы, таблицы, электрические таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и клипы, звуки, анимацию и остальные составляющие. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен конкретно из Автоматизированные информационные технологии в офисе Word, и хоть какой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.

Коллективная работа

В почти всех организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комменты; Word позволяет синхронизировать Автоматизированные информационные технологии в офисе разные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Не считая того, имеется возможность вставлять комменты рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.

Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с Автоматизированные информационные технологии в офисе хоть какими программками, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные вместе с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такового использования:

Переход к Web-странице снутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Автоматизированные информационные технологии в офисе Web-браузера запускается Internet Explorer).

Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с внедрением Internet Explorer.

Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.

Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access.

Внедрение адресов, хранящихся в Автоматизированные информационные технологии в офисе базе данных Access, для сотворения бланков писем в Word.

Внедрение тем форматирования Web-страниц в формах Access.

Внедрение единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, по этому слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.

Передача документов по электрической почте конкретно Автоматизированные информационные технологии в офисе из Word на базе определенного в Outlook почтового профиля.

Вставка слайдов либо наборов слайдов PowerPoint в документы Word.

Настройка характеристик

Характеристики Word могут быть настроены в согласовании с хоть какими определенными требованиями рабочей среды. К примеру, имеется возможность делать последующие опции:

Создавать, изменять либо удалять меню, команды меню, панели инструментов Автоматизированные информационные технологии в офисе и кнопки панелей инструментов.

Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.

Создавать либо изменять жаркие кнопки для хоть какой операции Word.

Создавать либо изменять шаблоны, на базе которых создается новые документы.

Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.

Изменять язык интерфейса Word.

Выбирать в качестве единиц Автоматизированные информационные технологии в офисе измерения Word дюймы, см, пункты либо пики.

Добавлять новые шрифты.

Автоматизация

И, в конце концов, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации сотворения документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, но это еще далековато не все. Функция автоформата позволяет делать форматирование текста по мере набора, к примеру, автоматом Автоматизированные информационные технологии в офисе создавать маркированные и нумерованные списки либо подменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают более нередко применяемые команды в более доступные места, что упрощает доступ к ним. А мастера упрощают функцию сотворения писем, бюллетеней, Web-страниц и иных типов документов.

В Word 2002 компания Microsoft воплотила 10-ки новых Автоматизированные информационные технологии в офисе функций. Некие из их ориентированы на облегчение работы админов вычислительных сетей, которые должны держать под контролем работу огромного количества юзеров Word, но большая часть новых функций призвана сделать лучше условия работы личных юзеров.

Установка

Ряд инноваций, реализованных в функции установки Word, упрощает работу личных юзеров:

Функции автоматизации установки Intelligent Автоматизированные информационные технологии в офисе Install. Office 2003 автоматом определяет лучший нрав установки на основании состава уже установленного и применяемого программного обеспечения.

Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый раздельно взятый шаблон, тему либо другой файл, — заместо этого Word устанавливает только некие файлы и предлагает установить тот либо другой компонент, когда в нем появляется Автоматизированные информационные технологии в офисе необходимость. Эта возможность позволяет получить значительную экономию дискового места.

Мастер профилей Office. Эта новенькая программка сохраняет пользовательские опции и позволяет создавать либо восстанавливать их при необходимости. Такая возможность в особенности полезна при переходе на другой компьютер в сети либо переносе Word на портативный компьютера.

Самодиагностика и восстановление

Сейчас Word и Автоматизированные информационные технологии в офисе приложения Office могут автоматом инспектировать входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами последующих мастеров и команд:

Мастер опции Office автоматом выявляет наличие ошибок при запуске Word и позволяет поправить их. Он производит проверку на наличие покоробленных данных в реестре и файлах Автоматизированные информационные технологии в офисе, выявляет недостающие файлы, нужные для работы приложений Office, и другие проблемы. После чего мастер докладывает, где можно найти нужные файлы, если требуется их установка.

Мастер чистки Office выявляет файлы прошлых версий Office и позволяет удалить все эти файлы.

Команда меню Справка (Help) «Найти и устранить» выявляет задачи, связанные с файлами Автоматизированные информационные технологии в офисе, не являющимися необходимыми для функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов.

Сейчас разработчики макросов могут использовать цифровые подписи для идентификации собственных макросов, что предупредит отображение предупреждения о наличии макросов при открытии документа.

Увеличение производительности

Word предоставляет ряд новых функций, призванных повысить производительность работы юзера:

В новых окнах диалога для открытия Автоматизированные информационные технологии в офисе и сохранения документов отображается на 50% больше файлов, чем в прошлых версиях Word. Новенькая панель адресов позволяет производить доступ к более нередко применяемым папкам средством 1-го щелчка; на ней имеется значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50 документам, с которыми работал юзер. Новенькая кнопка «Назад» (Back), подобная кнопке Web Автоматизированные информационные технологии в офисе-браузера, позволяет перейти к последнему файлу, с которым велась работа.

В меню и на панелях инструментов при первом запуске программки сейчас отображается только более нередко применяемые команды. Word автоматом добавляет команды и кнопки в рабочий набор и удаляет их зависимо от интенсивности их использования.

В панели задач Windows Автоматизированные информационные технологии в офисе сейчас отображается отдельные кнопки для каждого открытого в Word документа, что позволяет перебегать к требуемому документу как с помощью меню «Окно» (Windows), так и используя панель задач.

Скрытие и отображение ассистента Office существенно упрощенно. Сейчас ассистент не имеет отдельного окна (он просто отображается на дисплее) и при желании может быть Автоматизированные информационные технологии в офисе вполне отключен.

Сейчас в буфер обмена могут быть помещены 10-ки разных частей. Новенькая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard) показывает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем элементы как по отдельности, так и группами.

Новые характеристики окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word автоматом изменять масштаб документа для печати нескольких страничек документа Автоматизированные информационные технологии в офисе на одном листе либо при использовании бумаги необычных размеров.

Редактирование и форматирование

Передовые функции редактирования и форматирования Word повсевременно совершенствуются. В число новых функций входят последующие:

Новенькая функция свободного ввода может быть применена в режимах разметки странички и Web-документа для задания либо конфигурации позиций табуляции и выравнивания текста Автоматизированные информационные технологии в офисе средством двойного щелчка на хоть какой свободной строке документа. К примеру, если два раза щелкнуть мышью у правого края пустой строчки, Word будет сглаживать вводимый текст по правому краю.

Сейчас Word позволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы, располагать таблицы рядом и создавать интегрированные строчки заголовков таблиц. Не Автоматизированные информационные технологии в офисе считая того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет начертить таблицу вокруг набранного текста.

Функция автозамены, направленная на увеличение производительности; работы, сейчас употребляет для выявления и исправления слов с орфографическими ошибками пользовательский словарь.

Расширенный орфографический словарь понижает количество ошибочно опознаваемых орфографических ошибок.

Графика

Библиотека предопределенных картинок сейчас имеет интерфейс, схожий с интерфейсом Web-браузера Автоматизированные информационные технологии в офисе, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимационными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и перетаскивать рисунки в документ. Не считая того, библиотека имеет встроенную функцию поиска. Эта функция позволяет, к примеру, избрать картину, имеющую отношение к финансам, и выполнить Автоматизированные информационные технологии в офисе поиск схожих картинок. Имеется также возможность сотворения пользовательских категорий картинок, звуков и аннотированных клипов.

Коллективная работа

Компания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, к примеру, планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в Word либо использовать Word для сотворения и Автоматизированные информационные технологии в офисе управления сетевыми конференциями на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения требуемой электрической подписи в создаваемые средствами Word сообщения электрической почты.

Заключение

Автоматические информационные технологии систем электрического документооборота организуют свою деятельность так, что употребляются в качестве инструмента для решения заморочек. Автоматизация кабинета призвана для оснащения коммуникации персонала. Используясь вместе Автоматизированные информационные технологии в офисе, коммуникации, обеспечивают автоматизацию управленческого труда. Это нужно для резвого и правильного выполнения намеченных целей, чтоб уменьшить либо удалить дублирование действий, чтоб сделать центры ответственности, чтоб обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Они обеспечивают определенные достоинства, перед соперниками автоматизируя операции снутри системы и улучшая качество либо поставку конечного Автоматизированные информационные технологии в офисе продукта организации. Достоинства появляются в поддержке операционного контроля, управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные системы делают лучше качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Веб, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций Автоматизированные информационные технологии в офисе употребляют в учете современные средства вычислительной техники и самое различное программное обеспечение. Каждый юзер может избрать программное обеспечение, соответственное потребностям и способностям предприятия.

В всеохватывающих информационных системах принципиально то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому значительно понижается Автоматизированные информационные технологии в офисе трудозатратность выполнения многих процедур.

Всеохватывающие информационные системы освобождают творческий потенциал профессионалов, позволяют планировать вещественные, денежные и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования схожих систем нереально.

Таким макаром, внедрение автоматических информационных технологий систем электрического документооборота - залог удачной управленческой деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности.


Перечень применяемой литературы

Информатика. Учебник Автоматизированные информационные технологии в офисе, под ред. Макаровой Н.В. М.: Деньги статистика, 2003, 768 с, ил.

Научные базы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. - М.: Высшая школа, 2001

Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ - М.: Высшая школа, 2002

Суханов А.П. Информация и прогресс. - Новосибирск: Наука, 1999.

Чарльз Автоматизированные информационные технологии в офисе Рабин. Действенная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2000.- 725с.

Справочная система Microsoft Office.

«Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко,

Леонтьев В.П. Компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004. -928.: ил.

9.Автоматические информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г. А.Титоренко – М.: ЮНИТИ, 2000.- 400с.


avtomaticheskaya-sistema-regulirovaniya-vyazkosti-topliva-referat.html
avtomaticheski-uravnoveshivayushijsya-termometr-soprotivleniya.html
avtomaticheskie-pistoleti.html